档案管理制度

一、目的：将文档完整、真实的归档，便于日后查阅及考证需要。

　　二、范围：成立以来，对重要的、具有保存价值的文档包括但不限于以纸质、电子、声像等形式保存。如会员企业资料、活动、申报资料、荣誉证书等文件。

　　三、档案按照类别分别指定日常保管责任人，该责任人对该档案的日常使用、更新及保管负全责，并按规定保管对应的纸质及电子文档。根据档案类别实时或每季度或每年统一归档至档案管理人，电子版本拷贝到专用移动硬盘。

　　四、为了维护档案的完整性，延长档案的使用寿命，各类档案保管责任人需分门别类将文档归档，统一文件夹标签，定期对文档进行清理、修补，及时更新档案内容及目录。

　　五、各档案保管责任人需对所保管的档案负责，任何人不得随意搬动、损坏（包括但不限）档案，如遇特殊情况需要搬动的，需知会各档案保管责任人。

　　六、对需要存档的重要活动等，相关责任人需初步甄别各文档的重要性，保存有价值部分，剔除无价值或重复文档。

　　七、对于重要档案，如财务、合同、证照等，均需上锁保管，不可随意对外。

　　八、将协会档案分为如下六大类别：证照资料、活动资料、项目资料、管理资料四大大类别，按照编号、流水号或时间等原则依次存放。随着业务的发展，可以逐次增加新的类别。  

　　九、以年度为单位按类别进行保存。

　　十、各类别档案均设立一级目录、二级目录，档案归档采用统一标签模板，将编号粘贴至文件夹上，每类档案均须有存放目录表，便于日后查阅。

　　十一、确定档案是否后续有更新，然后选择合适的装订工具：如果是长期保存的档案，没有后续的更新，就可选择固定式的装订工具，如果后续有更新，那么装订工具应选择活动式的装订工具，方便后续更新档案。

　　十二、每本装订的档案应建立目录。

　　十三、档案的使用实行借阅登记制度。档案使用人须填写借阅登记手续，并在使用后及时归还，由档案管理责任人签收确认。

　　十四、借阅人借出的时间不得超过24小时，如遇特殊情况，需提出申请。

　　十五、借阅人需爱惜档案，不得损坏或丢失等。

　　十六、借阅人不得将档案资料向外部人员传阅。

　　十七、档案的移交必须办理移交手续，由双方签字确认。

　　十八、根据各档案的利用价值及文档本身的重要性，将文档分为永久、三年、一年三种。

十九、对没有保存价值的文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行集中销毁处理，并保留销毁时间等记录。

本制度经会长办公会审议通过后生效，由协会秘书处解释。